Ugoda po mediacji online: czy jest ważna i jak ją podpisać

Pytanie o ważność ugody zawartej przez łącze wideo pada niemal na każdej pierwszej rozmowie. Strony boją się, że dokument podpisany zdalnie okaże się kartką bez znaczenia, a cała praca pójdzie na marne. Polskie przepisy odpowiadają na to jednoznacznie: ugoda mediacyjna online jest ważna, o ile została prawidłowo podpisana i prawidłowo napisana. Poniżej znajdziesz całą ścieżkę: od protokołu z mediacji, przez trzy dopuszczalne sposoby złożenia podpisu, aż po klauzulę wykonalności.

Czym jest ugoda mediacyjna online

Ugoda mediacyjna online to zwykła ugoda zawarta przed mediatorem, z jedną różnicą: rozmowy prowadzone są przy użyciu połączenia wideo, a dokument trafia do stron w postaci elektronicznej albo pocztą. Przepisy o mediacji, czyli art. 183(1) do 183(15) Kodeksu postępowania cywilnego, nie uzależniają ważności porozumienia od tego, czy strony siedziały w jednym pokoju. Liczy się dobrowolność, świadoma zgoda obu stron i prawidłowy podpis.

Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie Kodeksu postępowania cywilnego, Kodeksu cywilnego i niektórych innych ustaw usunęła resztki wątpliwości w tym zakresie. Ustawodawca wprost dopuścił kwalifikowany podpis elektroniczny pod protokołem i ugodą oraz uporządkował sytuację ugód zawieranych na posiedzeniach zdalnych przed sądem. Efekt jest prosty: mediacja zdalna przestała być rozwiązaniem awaryjnym, a stała się normalnym trybem pracy.

Praktyczne znaczenie tej zmiany widać najlepiej w sprawach, w których strony mieszkają w różnych miastach lub krajach. Zamiast organizować podróż na jedno spotkanie, można przeprowadzić całą mediację zdalnie i podpisać ugodę w ciągu kilku dni. Szczegółowy przebieg spotkań opisałem na stronie przebieg mediacji krok po kroku.

Ugoda przed mediatorem a ugoda zawarta przed sądem

To rozróżnienie decyduje o tym, co możesz zrobić z dokumentem po zakończeniu rozmów. Ugoda przed mediatorem to porozumienie stron, które dopiero po zatwierdzeniu przez sąd zyskuje moc prawną ugody zawartej przed sądem. Ugoda zawarta bezpośrednio przed sądem powstaje w toku postępowania i jest protokołowana przez sąd.

Po nowelizacji art. 223 par. 1 KPC wygląda to tak: jeżeli do zawarcia ugody dochodzi w ramach posiedzenia zdalnego, a także jeżeli podpisanie ugody jest z innych przyczyn niemożliwe, sąd stwierdza niemożność podpisania ugody w protokole. Równocześnie uchylono art. 157 par. 7 KPC, co usunęło wątpliwości co do skuteczności ugód zawieranych na posiedzeniach zdalnych. Brak fizycznego podpisu nie unieważnia porozumienia.

Od protokołu do klauzuli wykonalności

Krok 1: protokół z mediacji

Po zakończeniu rozmów mediator sporządza protokół z mediacji. Dokument zawiera dane stron, miejsce i czas mediacji, wynik postępowania oraz informację o zawarciu ugody albo o jej braku. Protokół nie opisuje przebiegu negocjacji ani argumentów stron, bo mediacja pozostaje poufna, a mediator nie może być świadkiem co do faktów, o których dowiedział się w jej trakcie.

Krok 2: podpisanie ugody

Ugoda stanowi załącznik do protokołu i to ją podpisują strony. Bez podpisów obu stron sąd nie ma czego zatwierdzać, więc ten etap wymaga najwięcej uwagi organizacyjnej. Trzy dopuszczalne sposoby opisuję w dalszej części tekstu.

Krok 3: wniosek o zatwierdzenie

Mediator składa protokół wraz z ugodą w sądzie, który byłby właściwy do rozpoznania sprawy, a w mediacji ze skierowania sądu w sądzie prowadzącym postępowanie. Zatwierdzenie następuje na wniosek strony. Sąd bada ugodę pod kątem zgodności z prawem, a nie pod kątem tego, czy porozumienie jest dla kogoś korzystne.

Krok 4: klauzula wykonalności

Jeżeli ugoda podlega wykonaniu w drodze egzekucji, sąd zatwierdza ją przez nadanie klauzuli wykonalności. Dokument staje się wtedy tytułem wykonawczym, czyli podstawą do wszczęcia egzekucji komorniczej. W pozostałych przypadkach sąd zatwierdza ugodę postanowieniem.

Podpis elektroniczny nie zmienia istoty ugody. Zmienia tylko to, ile tygodni zajmuje doprowadzenie porozumienia do postaci, którą sąd może zatwierdzić.

Marek Porycki, mediator i biegły sądowy przy Sądzie Okręgowym w Białymstoku

Trzy sposoby podpisania ugody po mediacji zdalnej

1. Kwalifikowany podpis elektroniczny

Art. 183(12) par. 2(2) KPC pozwala podpisać protokół mediacji i ugodę kwalifikowanym podpisem elektronicznym. To najszybsza droga: dokument krąży w postaci pliku, a cała procedura zamyka się w jednym dniu. Warunek jest jeden, obie strony muszą dysponować podpisem kwalifikowanym, a nie zwykłym podpisem obrazkowym wklejonym do pliku.

Podpis kwalifikowany wykupuje się u dostawcy wpisanego do rejestru prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Jeżeli jedna ze stron prowadzi działalność gospodarczą, zwykle już go ma, bo używa go w kontaktach z urzędami. W sprawach gospodarczych to dziś standardowy sposób zamykania mediacji.

2. Podpis papierowy wysłany pocztą

Klasyczne rozwiązanie dla stron, które nie mają podpisu kwalifikowanego. Mediator wysyła uzgodniony tekst ugody w dwóch albo trzech egzemplarzach, strony podpisują je odręcznie i odsyłają. Proces trwa zwykle od kilku dni do dwóch tygodni, zależnie od tempa korespondencji.

Ryzyko tej ścieżki to nie forma, lecz czas. Im dłużej dokument krąży, tym większa szansa, że jedna ze stron zmieni zdanie albo zacznie renegocjować ustalenia. Dlatego termin odesłania podpisanych egzemplarzy ustalamy zawsze na ostatniej sesji, razem z treścią.

3. Jedno spotkanie stacjonarne na podpis

Model mieszany: wszystkie sesje odbywają się zdalnie, a strony spotykają się osobiście tylko raz, żeby podpisać gotowy dokument. Spotkanie trwa kilkanaście minut i nie służy już negocjacjom, bo treść jest uzgodniona wcześniej. To rozwiązanie sprawdza się w sprawach rodzinnych, gdzie fizyczne złożenie podpisu w jednym pomieszczeniu ma dla stron wartość symboliczną.

Co musi zawierać ugoda, żeby sąd ją zatwierdził

Sąd nie ocenia, czy porozumienie jest sprawiedliwe. Sprawdza, czy da się je wykonać i czy nie narusza prawa. Dobrze napisana ugoda odpowiada na pytania komornika, zanim ten je zada.

• Oznaczenie stron w sposób umożliwiający identyfikację: imiona, nazwiska lub firma, adresy, numery identyfikacyjne.
• Precyzyjny opis świadczenia: konkretna kwota, konkretna rzecz, konkretne zachowanie. Nie „rozliczenie wzajemnych roszczeń”, lecz wskazanie, kto, komu i ile.
• Termin spełnienia świadczenia, podany datą dzienną albo liczbą dni od zdarzenia, które da się ustalić.
• Sposób zapłaty: numer rachunku, rozłożenie na raty z datami, skutki opóźnienia.
• Zakres zrzeczenia się roszczeń, jeżeli strony je uzgodniły, ograniczony do konkretnego stosunku prawnego.
• Podpisy obu stron, odręczne albo kwalifikowane elektroniczne, oraz data zawarcia.

Opisy dokumentów używanych w mediacji, w tym wniosku o przeprowadzenie mediacji i rodzicielskiego planu wychowawczego, znajdziesz w dziale wzory dokumentów.

Najczęstsze błędy prowadzące do odmowy zatwierdzenia

Sąd odmawia zatwierdzenia ugody w całości lub części, jeżeli ugoda jest sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego, zmierza do obejścia prawa, jest niezrozumiała albo zawiera sprzeczności. Każda z tych przesłanek ma swój typowy scenariusz.

• Świadczenie nie do wyegzekwowania. Zapis w rodzaju „strony będą się wzajemnie szanować” nie nadaje się do egzekucji i nie powinien stanowić głównej treści ugody.
• Sprzeczność wewnętrzna. Jeden punkt mówi o zapłacie do 30 września, inny o rozłożeniu tej samej kwoty na dwanaście rat. Sąd nie rozstrzyga, który zapis jest prawdziwy.
• Obejście prawa. Ugoda ukrywająca darowiznę pod postacią rozliczenia albo przenosząca składnik majątku w celu utrudnienia egzekucji innemu wierzycielowi.
• Naruszenie interesu dziecka. W sprawach rodzinnych zapisy o kontaktach lub alimentach, które nie odpowiadają dobru małoletniego.
• Brak podpisu jednej ze stron. Częsty problem w mediacji korespondencyjnej, kiedy jeden egzemplarz nie wrócił na czas.
• Rozstrzyganie o prawach osób trzecich. Strony nie mogą ugodą zobowiązać kogoś, kto w mediacji nie uczestniczył.

Koszty i pieniądze, które można odzyskać

W mediacji ze skierowania sądu wynagrodzenie mediatora reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 12 lutego 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 170), obowiązujące od 17 lutego 2026 r. W sprawach niemajątkowych stawka wynosi 300 zł za pierwsze posiedzenie i 200 zł za każde kolejne, maksymalnie 900 zł. W sprawach majątkowych o wartości przedmiotu sporu do 200 000 zł jest to 2 procent wartości, nie mniej niż 300 zł i nie więcej niż 4000 zł, a powyżej tej wartości 4000 zł plus 1 procent nadwyżki, maksymalnie 8000 zł. Do stawek dolicza się VAT w wysokości 23 procent.

Po stronie oszczędności liczą się zwroty opłat sądowych. Zawarcie ugody przed rozpoczęciem rozprawy daje zwrot 100 procent opłaty sądowej, a po rozpoczęciu rozprawy 75 procent. Od 1 marca 2026 r. ugoda przed mediatorem w postępowaniu apelacyjnym daje zwrot 3/4 opłaty od apelacji. Aktualne stawki i podstawy prawne zebrałem na stronie przepisy, a orientacyjne wyliczenie dla konkretnej sprawy daje kalkulator w dziale cennik.

Osobno działa mechanizm z art. 183(8) par. 2 KPC, czyli model opt-out. Po skierowaniu sprawy do mediacji strona ma tydzień na zgłoszenie sprzeciwu. Milczenie oznacza zgodę na przystąpienie do mediacji, choć sam udział pozostaje dobrowolny i można z niego zrezygnować na każdym etapie.

Najczęstsze pytania

Czy ugoda mediacyjna jest ważna bez zatwierdzenia przez sąd?

Tak, wiąże strony jako umowa. Bez zatwierdzenia nie ma jednak mocy prawnej ugody zawartej przed sądem, więc w razie niewykonania trzeba dochodzić roszczenia na zasadach ogólnych. Dopiero zatwierdzenie, a przy świadczeniach nadających się do egzekucji nadanie klauzuli wykonalności, daje możliwość skierowania sprawy do komornika.

Czy podpis elektroniczny z aplikacji bankowej wystarczy?

Przepis mówi o kwalifikowanym podpisie elektronicznym, a to konkretna kategoria podpisu wydawanego przez uprawnionego dostawcę. Skan odręcznego podpisu, zdjęcie ani podpis rysowany na ekranie nie spełniają tego wymogu. Jeżeli nie masz podpisu kwalifikowanego, prostszą drogą będzie wersja papierowa albo jedno spotkanie na złożenie podpisów.

Czy mediator może zeznawać o tym, co powiedziano na sesji zdalnej?

Nie. Mediacja jest poufna, a mediator nie może być świadkiem co do faktów, o których dowiedział się w związku z prowadzeniem mediacji. Zasada obowiązuje tak samo przy spotkaniu w gabinecie, jak przy połączeniu wideo. Protokół z mediacji zawiera wynik postępowania, a nie zapis rozmów.

Ile trwa zatwierdzenie ugody przez sąd?

Termin zależy od obciążenia konkretnego sądu, bo przepisy nie wyznaczają sztywnej daty. Postępowanie o zatwierdzenie jest jednak proste, sąd bada wyłącznie przesłanki odmowy, więc trwa nieporównywalnie krócej niż proces. Najwięcej czasu traci się zwykle nie w sądzie, lecz na poprawianiu ugody napisanej nieprecyzyjnie.

Marek Porycki

Certyfikowany mediator i biegły sądowy przy SO Białystok. 25+ lat doświadczenia w rozwiązywaniu konfliktów na 4 kontynentach.