Mediacja administracyjna: nowe przepisy KPA 2025 zmieniają zasady gry

Co zmieniła nowelizacja KPA z lipca 2025

Mediacja administracyjna istnieje w polskim prawie od 2017 roku, ale przez lata pozostawała przepisem praktycznie martwym. Kilka do kilkunastu spraw rocznie w skali całego kraju. Urzędnicy nie wiedzieli, że mogą mediować. Obywatele nie wiedzieli, że mają takie prawo.

Nowelizacja KPA z 13 lipca 2025 zmienia trzy kluczowe rzeczy.

Po pierwsze, organ administracji ma teraz obowiązek adnotacji w aktach sprawy o możliwości mediacji. To nie jest sugestia, to wymóg proceduralny. Urzędnik musi rozważyć, czy dana sprawa nadaje się do mediacji, i odnotować swoją ocenę.

Po drugie, organ jest obowiązany informować strony o możliwości mediacji na każdym etapie postępowania, nie tylko na początku. Zawiadomienie może być ponawiane. Jeśli na początku sprawy mediacja nie wydawała się zasadna, a w trakcie postępowania pojawiły się nowe okoliczności, organ powinien ponownie zaproponować mediację.

Po trzecie, rozszerzył się katalog spraw, w których mediacja jest szczególnie rekomendowana. To nie jest zamknięty katalog, każde postępowanie administracyjne może teoretycznie być skierowane do mediacji, jeśli strony wyrażą zgodę.

Nowelizacja KPA z 2025 roku nie wprowadza obowiązkowej mediacji administracyjnej, ale tworzy warunki, w których mediacja staje się naturalną częścią postępowania. To zmiana mentalna: z „po co mediować z urzędem?” na „dlaczego nie spróbować?”.

Jakie sprawy administracyjne nadają się do mediacji

Mediacja administracyjna ma sens wszędzie tam, gdzie decyzja organu nie jest w pełni zdeterminowana przepisem, czyli tam, gdzie urzędnik ma pewien margines uznania lub gdzie strony postępowania mają rozbieżne interesy.

Pozwolenia na budowę i warunki zabudowy to klasyczny przykład. Inwestor chce budować, sąsiad protestuje, organ stoi pomiędzy. Mediacja pozwala ustalić warunki akceptowalne dla wszystkich, na przykład zmianę usytuowania budynku, wysokości, sposobu zagospodarowania.

Decyzje środowiskowe, inwestycja, która może wpływać na środowisko, spotyka się ze sprzeciwem mieszkańców. Mediacja pozwala ustalić kompensacje, warunki prowadzenia inwestycji, harmonogram prac.

Koncesje i zezwolenia na działalność gospodarczą, gdy organ odmawia lub nakłada warunki, które przedsiębiorca uważa za nadmierne. Mediacja pozwala negocjować warunki zamiast wieloletnich odwołań.

Sprawy nieruchomościowe, wywłaszczenia, służebności, podziały działek, opłaty adiacenckie. Często strony sporu (obywatel i gmina) mają wspólny interes: szybkie zakończenie sprawy. Mediacja to umożliwia.

Sprawy między stronami postępowania administracyjnego, na przykład sąsiedzi kwestionujący wydane pozwolenie na budowę. Organ wydał decyzję, ale strona wnosi odwołanie. Mediacja między stronami może rozwiązać spór szybciej niż organ odwoławczy.

Jak wnioskować o mediację administracyjną

Wniosek o mediację może złożyć każda strona postępowania, obywatel, przedsiębiorca, organizacja. Może go też zaproponować sam organ.

Wniosek nie wymaga szczególnej formy, wystarczy pismo do organu prowadzącego sprawę z informacją, że strona wnosi o skierowanie sprawy do mediacji, oraz wskazanie mediatora (lub prośba o wyznaczenie mediatora z listy sądu okręgowego).

Organ nie musi się zgodzić, mediacja jest dobrowolna dla obu stron. Ale organ ma obowiązek rozważyć wniosek i odnotować swoją decyzję w aktach. Odmowa powinna być uzasadniona.

Na czas mediacji postępowanie administracyjne jest zawieszane, maksymalnie na 2 miesiące, z możliwością przedłużenia o 1 miesiąc. To chroni obie strony: postępowanie nie biegnie, terminy nie upływają.

Mediacja a odwołanie, co się bardziej opłaca

Typowe odwołanie od decyzji administracyjnej to proces trwający miesiące lub lata. Odwołanie do organu II instancji: 1-3 miesiące. Skarga do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego: 6-12 miesięcy. Skarga kasacyjna do NSA: kolejne 12-24 miesiące. Łącznie: 2-4 lata niepewności.

W tym czasie inwestycja stoi. Budowa nie rusza. Koncesja nie działa. Każdy miesiąc to straty.

Mediacja: 2-8 tygodni. Zawieszenie postępowania, spotkania z udziałem mediatora, wypracowanie rozwiązania. Jeśli strony się porozumieją, organ wydaje decyzję zgodną z ustaleniami mediacji. Sprawa zakończona.

Koszt odwołania: honorarium prawnika (3 000-15 000 zł + za instancję), opłaty sądowe, utracone korzyści z opóźnionej inwestycji. Koszt mediacji: wynagrodzenie mediatora (zwykle 1 000-5 000 zł łącznie) plus ewentualna sala.

Dlaczego urzędy zaczynają akceptować mediację

Bo nowelizacja KPA wymusza refleksję. Urzędnik, który nie odnotował w aktach możliwości mediacji, naraża się na zarzut proceduralny przy odwołaniu. To motywacja formalna.

Ale jest też motywacja praktyczna: urzędy są przeciążone. Każda sprawa, która kończy się porozumieniem zamiast odwołaniem, to oszczędność czasu, zasobów i frustracji. Urzędnicy coraz częściej widzą w mediacji narzędzie, a nie zagrożenie.

Moje doświadczenie w mediacji administracyjnej pokazuje, że klucz to umiejętność prowadzenia dialogu między stronami o nierównej pozycji, obywatelem, który czuje się bezsilny, i organem, który czuje się zobowiązany przepisem. Mediator tworzy przestrzeń, w której obie strony rozmawiają na równych warunkach.

Tak. Mediacja administracyjna jest uregulowana w art. 96a-96n Kodeksu postępowania administracyjnego od 2017 roku. Nowelizacja z 2025 roku znacząco ją wzmocniła, organ ma obowiązek rozważyć mediację i poinformować strony o tej możliwości.

Koszty ponoszą uczestnicy mediacji, czyli strony postępowania. Organ NIE pokrywa kosztów za stronę (w odróżnieniu od mediacji karnej, gdzie płaci Skarb Państwa). Koszty mediacji to jednak ułamek tego, co kosztuje odwołanie i postępowanie sądowoadministracyjne.

Mediacja jest dobrowolna, organ nie ma obowiązku przystąpić. Ale ma obowiązek rozważyć wniosek i odnotować swoją decyzję w aktach. Odmowa powinna być uzasadniona. W praktyce coraz więcej organów akceptuje mediację, szczególnie w sprawach, gdzie decyzja wymaga wyważenia interesów wielu stron.

Na czas mediacji postępowanie jest zawieszane na maksymalnie 2 miesiące z możliwością przedłużenia o 1 miesiąc. W praktyce mediacje administracyjne trwają zwykle 2-6 tygodni. To znacząco krócej niż ścieżka odwoławcza, która może ciągnąć się latami.

Mediacja nie zmusza organu do wydania konkretnej decyzji, ale jeśli strony dojdą do porozumienia, organ wydaje decyzję zgodną z ustaleniami mediacji. W praktyce organy honorują wyniki mediacji, bo celem postępowania jest rozstrzygnięcie sprawy, a mediacja to osiąga.

Marek Porycki

Certyfikowany mediator i biegły sądowy przy SO Białystok. 25+ lat doświadczenia w rozwiązywaniu konfliktów na 4 kontynentach.